Chaque application crée un type de document (texte, image, vidéo, audio) qui doit contenir, le plus efficacement possible, le message transmis à son destinataire. Le document est-il là pour être consulté ou édité, par un ou plusieurs usagers en même temps?

Les applications sont comme les outils qui nous permettent d'accomplir notre tâche. Il est vrai qu'il faut un marteau pour planter un clou, mais il faut savoir aussi qu'il existe des marteaux pneumatiques qui feront le travail beaucoup plus efficacement que le simple marteau. Tout le monde n'a pas besoin d'un marteau pneumatique mais encore faut-il connaître tous les choix pour sélectionner l'outil le plus approprié.

Exemple : Louise réalise le bulletin mensuel de 4 pages qui est distribué par courriel à toute la clientèle. Elle utilise Microsoft Word mais ne contrôle pas très bien toutes les possibilités du logiciel et se limite à remplacer les textes et les images, en conservant la même mise en page d'une édition à l'autre. Louise devrait utiliser un logiciel de mise en page, tel que Quark ou Indesign, pour rendre plus attrayante la publication qui serait envoyée en format Adobe Acrobat (PDF). Ce format, en mode lecture seulement, est maintenant universel grâce à l'Internet. Il permet de conserver intégralement les graphiques et les fontes, en plus de minimiser considérablement le poids du document.

Frappier Consultant établira avec vous, les différentes méthodes souhaitables de diffusion de l'information et vous proposera les applications à être utilisées par l'entreprise pour atteindre les objectifs de diffusion. Au besoin, une ou plusieurs bases de données seront envisagées pour regrouper, classer et partager les informations de l'organisation.